Google Produktivitäts-Workflow

Ein optimierter Ansatz mit Google Keep zum Erfassen und Google Tasks für Handlungen, integriert mit der Eisenhower-Matrix zur Priorisierung.

Kernphilosophie: Erfassen vs. Handeln

Google Keep: Universelles Erfassen

Schnelles, reibungsloses Erfassen von allem, was Ihnen in den Sinn kommt:

• Ideen und Gedanken
• Sprachmemos
• Fotos von Dingen zum Merken
• Schnelle Erinnerungen

Goldene Regel

Dein Gehirn ist dafür da, Ideen zu haben, nicht sie zu speichern. Erfasse alles in Keep ohne zu organisieren.

Google Tasks: Handlungsmotor

Wo Verpflichtungen leben. Einfaches, strukturiertes Aufgabenmanagement mit nahtloser Google Kalender-Integration.

Die 4-Quadranten-Einrichtung

Vier dedizierte Listen in Google Tasks basierend auf der Eisenhower-Matrix:

1. 1 - Machen (Dringend & Wichtig) - Krisen, drängende Fristen
2. 2 - Planen (Wichtig & Nicht Dringend) - Wachstumsaktivitäten
3. 3 - Delegieren (Dringend & Nicht Wichtig) - Schnelle Handlungen zum Auslagern
4. 4 - Vielleicht/Später (Nicht Wichtig & Nicht Dringend) - Zukünftige Überlegungen

Täglicher Workflow

Teil A: Erfassen (Immer aktiv)

Erfasse sofort jede Idee, jeden Gedanken oder jede Aufgabe in Google Keep. Keine Kategorisierung – nur reines Erfassen.

Teil B: Verarbeiten (Tägliche 15-Minuten-Überprüfung)

1. Öffne Keep und Tasks nebeneinander
2. Für jede Keep-Notiz fragst du:
   • "Ist das wichtig?" (Stimmt mit Zielen/Werten überein?)
   • "Ist das dringend?" (Drängende Frist?)
3. Handle:
   • Nicht umsetzbar → In Keep mit Labels archivieren
   • Umsetzbar → Aufgabe im passenden Quadranten erstellen, Keep-Notiz archivieren

Kalender-Integration

Aufgaben erscheinen automatisch im Google Kalender:

• Q1 (Machen): Fälligkeitsdatum auf heute setzen, in Zeitslots ziehen
• Q2 (Planen): Zukünftige Fälligkeitsdaten setzen, proaktiv Zeit blocken
• Q3 (Delegieren): Heutiges Datum, schnelle 15-Minuten-Blöcke
• Q4 (Eliminieren): Nicht planen – löschen oder unbegrenzt verschieben

Markierte Aufgaben: Quadranten-übergreifender Fokus

Markierte Aufgaben repräsentieren deine aktuellen Fokusthemen über alle Quadranten hinweg. Dies schafft eine dynamische "Fokusliste", die die starre Quadrantenstruktur überschreitet:

• Markiere Aufgaben, an denen du aktiv arbeitest, unabhängig vom Quadranten
• Maximal 3-5 markierte Aufgaben, um den Fokus zu behalten
• iOS-Widget-Integration zeigt markierte Aufgaben auf deinem Homescreen
• Schneller Zugriff auf deine wichtigste aktuelle Arbeit
• Regelmäßige Überprüfung, um zu markieren/entmarkieren, wenn sich Prioritäten ändern

Fokus-Strategie

Verwende Sterne für Aufgaben, die du sofort sehen willst, wenn du dein Handy öffnest – deine wahren täglichen Prioritäten.

Hauptvorteile

• Reibungsloses Erfassen mit Keeps Geschwindigkeit
• Klare Prioritäten durch 4-Quadranten-Entscheidungsframework
• Visuelle Planung mit Kalender-Drag-and-Drop
• Ökosystem-Nutzung mit bestehenden Google-Tools
• Eingebaute Verantwortlichkeit durch automatisierte Kalender-Integration

Schnellstart

Tage 1-2: Aufgabenlisten erstellen, Keep installieren, schnelles Erfassen üben
Tage 3-4: Tägliche Verarbeitungsroutine etablieren
Tage 5-7: Kalender-Zeitblockierung beginnen

Erfolgsmetrik

Nach einer Woche: spürbare Reduzierung der mentalen Belastung und erhöhte tägliche Klarheit.

Dieser systematische Ansatz verwandelt Produktivität von reaktivem Gehetze zu proaktivem, intentionalem Handeln unter Nutzung deines bestehenden Google-Ökosystems.